SNS社員研修とガイドライン
SNSガイドラインが必要な理由
SNSを利用している企業の多くは、自社でガイドラインを定めているケースが少なくありません。炎上事案を防ぐには、SNS社員研修を通してリテラシーを高め、社員にガイドラインを遵守してもらうことが求められます。
社員のネットリテラシーを向上させるため
SNSのガイドラインが求められる理由は、社員のネットリテラシーを向上させるためです。ネットリテラシーは、インターネットの情報を理解し、正しく・安全に利用するために必要な能力を言います。ネットリテラシーが不足していると、デマ情報に騙されたり、不適切な発言・投稿をしたりするリスクが高まります。
SNSは不特定多数のユーザーが利用するため、社員のネットリテラシー向上は必要不可欠です。社員の不適切な投稿や発言をなくすことが、炎上防止につながります。反対にネットリテラシーが不足すると、SNSアカウントが炎上してしまいかねません。自社の信用にも大きな影響が及びます。
炎上発生時にすぐ解決させるため
また、炎上が発生した際に諸問題を解決するためにも、SNSのガイドラインが欠かせません。もし従業員がSNSでトラブルを起こし、かつガイドラインがなかった場合、対応が後手に回るおそれがあります。どんどんトラブルが拡散し、手が付けられなくなる可能性も考えられます。
そうした事態を防ぐには、ガイドラインを策定して適切に対処することが重要です。社員のネットリテラシーを高めるだけでなく、万が一に備えておきましょう。
SNSガイドラインを策定するポイント
就業規則の体系に組み入れる
SNSガイドラインを策定する際は、就業規則と体系的に組み入れる必要があります。具体的には、就業規則にガイドラインを遵守するように明記し、もし違反した場合は懲戒等処分もありうる旨を記載することが重要です。SNSの遵守事項を設け、勤務時間中のSNSトラブルに備えておきましょう。
なお、就業規則は包括的な内容に留め、具体的な禁止事項などの内容はガイドラインに記載するのをおすすめします。就業規則とガイドラインを明確に分けておけば、もし加筆が必要になった場合でも、ガイドラインを変更するのみで対応可能です。
SNSガイドラインに定めるべき項目
SNSガイドラインを策定する場合、盛り込む内容をしっかり決めておきましょう。主に以下で挙げる内容を定める必要があります。
業務目的でSNSを利用する場合の規定
業務目的でSNSを利用する際の規定を設けることは必須です。SNSを利用する際は事前に会社の許可を取る、第三者とトラブルになった際は速やかに報告するなど、具体的なルールを定めておきましょう。
私的にSNSを利用する際の規定
私的なSNSの利用についても、ガイドラインで定める必要があります。業務に関連した内容を投稿する際はガイドラインを遵守する、会社の機密情報・非公開情報を公開してはならないなど、炎上リスクを防ぐための制限を設けることが大切です。
ペナルティに関する規定
もし社員がガイドラインへ違反した場合、ペナルティが課せられる可能性がある旨を明記しましょう。就業規則ほどの拘束力はありませんが、万が一ガイドラインに抵触した時は、会社からの指示・命令違反として処分を課せられます。
デジタルタトゥーとは
SNS社員研修を実施するなら、デジタルタトゥーの恐ろしさを伝えましょう。
デジタルタトゥーは、インターネット上に投稿された文章や画像などが半永久的に残ることを指す言葉です。デジタルに刺青（タトゥー）を組み合わせた造語で、消すのが難しい刺青と同じく、ネット上の情報は簡単に消去できないことを意味します。SNSが広まった現在、デジタルタトゥーは社員の日常生活も脅かすリスクが潜んでいます。
デジタルタトゥーの危険性
デジタルタトゥーがあると、社内で自身の前科を知られたり、悪い過去の出来事が広まったりする可能性があります。もし悪評が広まった場合、人事評価や社内での人間関係に影響が及びかねません。
他にも、就職・転職で不利になったり、家族ににも迷惑がかかったりなど、多方面に影響を及ぼすおそれがあります。社員には、そうしたデジタルタトゥーの恐ろしさをしっかり伝えるべきです。
デジタルタトゥーは削除できるのか
デジタルタトゥーを削除することは可能ですが、時間と根気が求められます。自分自身で根気よく対処するか、弁護士に対応してもらう必要があります。また、誹謗中傷は警察へ相談し、被害を届け出る手段も考えられます。ただ、インターネットは情報がすぐ拡散するため、いずれの場合でも完全に痕跡を消すことは困難といえます。
SNSガイドラインを形骸化させないための取り組み
SNSガイドラインを形骸化させないためには、定期的にSNS社員研修を実施しましょう。研修を通して、ガイドラインを再確認してもらうことが重要です。同時に社員のネットリテラシーを高め、デジタルタトゥーの恐ろしさを認識してもらいましょう。
SNSガイドライン以外に炎上リスクを下げる方法
SNSガイドラインを定めても、アカウントが炎上する可能性は否定できません。少しでもリスクを下げるために、以下の施策を取り入れましょう。
社員研修を実施する
先にも触れましたが、社内研修は炎上リスクを下げる効果的な手段です。過去の事例なども踏まえ、炎上の怖さを伝えましょう。
誓約書を提出させる
社員に誓約書を提出させるのも効果的です。誓約書を提出してもらい社員に自戒を促す効果を狙います。また、トラブル発生時には処分を決める際の判断材料になるので、積極的に整備しましょう。
社内体制を整備する
自社の不祥事がSNSを通じて漏えいした場合、自社の信用問題に関わるおそれがあります。内部通報窓口を設置する、再発防止策を立てるなど、社内で対応できる体制を整えましょう。
社員がSNSトラブルを発生させてしまった時の対応
万が一社員がSNSでトラブルを起こした場合、社員個人に対応を任せるのは危険です。会社として適切に対応しましょう。
投稿内容を保存する
SNSトラブルが発生した際は、速やかな投稿内容の保存が必要です。消去される前に、スクリーンショットや印刷などで証拠保全に努めましょう。
投稿者を特定してヒアリングする
投稿内容を保存したら、次に投稿者を特定する必要があります。投稿した人物を特定したら、本人に対してヒアリングし、事実関係を確認しておきましょう。
投稿内容を削除する
ヒアリングを終えたら、本人に投稿内容の削除を命じましょう。インターネットはすぐ情報が拡散するため、放置するとデジタルタトゥーになってしまうリスクがあります。
トラブルについて公表・謝罪する
投稿内容を削除したら、速やかにトラブルの公表と謝罪を行いましょう。社の信用に関わるため、速やかな事実関係の公表や、関係者に対する公式な謝罪は必要不可欠といえます。
再発防止策を立てる
再び同様のトラブル・炎上事案が発生しないよう、再発防止策を講じることも重要です。投稿者本人に対する処分や指導はもちろん、全社規模でSNS社員研修を実施しましょう。ガイドラインの内容や、運用方法の見直しも大切です。
SNS社員研修を専門の会社に依頼する方法もある
SNSトラブルを防ぐためには、社員研修を通じてネットリテラシーを向上させる必要があります。もし自社での研修が難しい時は、リテラシー教育を手がける会社に相談してみましょう。SNS社員研修を実施してくれるため、炎上事案に対するリスク軽減につながります。
